先日、ちょっとしたことがあり伝票に名前などを書いていると違和感のある言葉をかけられました。
「この伝票は個人情報が入っているので大切にしてくださいね」
と伝票を書くように依頼された方に言われたワケですが、言葉だけだと何ら問題ない表現です。では何故、違和感を覚えたのでしょうか？
後で、この違和感は言葉の言い回しであることに気がついたので、今日は少しそれに触れたいと思います。まずは、「個人情報」について。
【個人情報とは？】
「個人に関する情報」であり「特定の個人を識別できる情報」です。この2つに該当した情報が個人情報扱いになり、一般的には個人に関する情報（氏名、住所、電話番号など）が2つ以上になると個人情報に該当することが多いです。例えば、氏名、電話番号となると最近では電話番号は携帯電話がほとんどですから、さらに重要度が高い個人情報になります。そして、携帯電話を落としたとすると、「電話帳」の連絡帳だけでなく、電話の持ち主から連絡帳と連携した人間関係もバレたりしますね…。
詳しくはこちらが比較的わかりやすいです。
「個人情報」って何だろう？ ～その1：あなたを特定できる情報～
では、言葉を振り返ると
「この伝票は個人情報が入っているので大切にしてくださいね」
は個人情報の定義では何ら問題なく、大事に管理しなければなりません。正直なところ、昨今は郵送されきたDMの宛名すら破棄する際に見えなくする時代ですから、日常的な話かもしれません。
さて、違和感を感じた部分に入ります。
先ほどの「個人情報」の定義の話で出ましたが、「個人情報」の定義が大切なのではなく「管理」「保護」することが大切であり本当の目的です。そして、個人情報を守るために「個人情報の保護に関する法律」が定められており、
「5000件以上の個人情報を所有した場合に保護する義務が発生する」
となっております。
実は、今回違和感を覚えたのは、伝票を依頼した側がまさにこの5000件以上に該当しており、個人情報を大切にしなければならない立場でした。個人の管理範疇である自身の個人情報の扱いに言及され、啓蒙かとも思ったのですが、「私の大切な個人情報が書かれた伝票」は、伝票帳の後ろに送られ、その後の管理が大変気になった次第です。通常の個人情報管理を5000件以上扱い、それを組織の体制として保護する場合は、その伝票帳の管理も履歴を残す必要があります。
今回の伝票に関しては、担当者名も記入されていますので、個人情報の保護において、伝票1枚1枚についての管理はできていますが、問題は、伝票1枚が紛失することではなく、伝票帳に入っている100件、200件の情報管理です。
これをコントに例えると、
ボケ役：「この伝票は個人情報が入っているので大切にしてくださいね」
ツッコミ役：「お前が言うなよ！」（利き腕でツッコミながら）
という感じでしょうか。
この場合、自分だったらどのように表現した方がいいのかを考えてみました。
「この伝票は、あなたの大切な個人情報が書かれています。私たちも厳重に管理していきますが、あなたも大切に保管してくださいね。」
言い回しとは、言葉だけでなく言葉を発した自分の立場などを認識した上で伝えないと、うまく意図が伝わらないということが良くわかりました。私自身も、簡単に言葉を発してしまいがちですが、よくよくこのことを念頭に入れて言葉を発するように日々努力していきたいと思います。
追伸：今日の写真は言い回しでは100点満点ではないかと思われる絶妙な名前の商品看板です。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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